Come funziona la certificazione, passo per passo.
Cinque fasi tra una domanda e un certificato che chiunque può verificare — una verifica a distanza di documenti, formulazioni e dichiarazioni dei fornitori. Ogni decisione sulla pratica la prende una persona.
Diteci che cosa producete: un valutatore di certificazione definisce con voi l’ambito del vostro preventivo. · Tempi tipici della verifica documentale: 5–10 giorni lavorativi dalla documentazione completa.
Dalla domanda a un certificato che chiunque può verificare
L’intero percorso su un’unica linea — che cosa succede in ogni fase, che cosa vi viene chiesto e che cosa avrete in mano alla fine. La certificazione non è mai automatica: decide una persona, e una verifica che rileva una carenza lo dice per iscritto.
Presentate la domanda
Fase 1Indicateci i vostri prodotti e i marchi che desiderate. In questa fase non servono documenti — il preventivo vi arriva calibrato esattamente su ciò che producete, e non è dovuto nulla finché non lo approvate per iscritto.
Pratica del richiedente01 · ricevuta — domanda apertaInviate i documenti
Con i vostri tempiUna volta approvato il preventivo, inviate il fascicolo: formulazioni, dichiarazioni dei fornitori, certificati di analisi dove previsti, documenti di stabilimento e di processo, grafica del packaging.
Pratica del richiedente01 · ricevuta — domanda aperta02 · documenti ricevuti — formulazioni e dichiarazioni archiviateVerifica documentale
Dalla documentazione completaUn valutatore indicato per nome legge ogni documento a fronte dei requisiti di ciascun marchio. Le lacune sospendono i tempi, non chiudono la verifica — ricevete il nome del documento mancante, non un rifiuto.
Pratica del richiedente01 · ricevuta — domanda aperta02 · documenti ricevuti — formulazioni e dichiarazioni archiviate03 · in verifica — un valutatore indicato per nome segue la praticaApprovazione
Certificato al rilascioLa decisione di certificazione la prende una persona. Con esito positivo vengono rilasciati il vostro certificato e il kit grafico del marchio; una carenza viene messa per iscritto con l’indicazione esatta di ciò che manca, e la vostra pratica resta aperta.
Pratica del richiedente01 · ricevuta — domanda aperta02 · documenti ricevuti — formulazioni e dichiarazioni archiviate03 · in verifica — un valutatore indicato per nome segue la pratica04 · approvata — certificato rilasciatoVerificabile in qualsiasi momento
Rinnovo annualeIl vostro certificato riporta un numero proprio e un codice QR. Chiunque — il vostro acquirente, il suo ufficio compliance, un consumatore — può verificarlo sul portale di verifica V-Cert, senza account e senza doverlo chiedere prima a voi.
Il vostro certificato05 · rilasciato — numero nel formato CC-TT-MMYY-SSSSCome si verifica un numero di certificato
Che cos’è una verifica documentale — e che cosa non è
Documenti, formulazioni, dichiarazioni dei fornitori — nessun audit in loco, salvo che sia indicato nel vostro preventivo. Questo perimetro è la ragione onesta per cui è questione di giorni. Ecco il fascicolo che un valutatore legge, e dove passano esattamente i confini della verifica.
Che cosa inviate
- Formulazione del prodotto ed elenco completo degli ingredienti, per ogni prodotto nell’ambito
- Dichiarazioni dei fornitori nei punti di rischio di ciascun claim
- Certificati di analisi dove un claim li richiede — per il senza glutine le analisi sono riferite alla soglia applicabile: sotto 20 ppm di glutine — la soglia applicata ai vostri prodotti è riportata sul vostro certificato
- Documenti di stabilimento e di processo — come viene realizzato il prodotto e che cos’altro passa sulla stessa linea
- Grafica del packaging, in modo che ogni claim in etichetta sia controllato rispetto alla dicitura che il marchio consente
- Eventuali certificati di terza parte già in vostro possesso
Che cosa volutamente non è
- Nessun audit in loco, salvo che il vostro preventivo ne indichi uno
- Non eseguiamo analisi di laboratorio in proprio — verifichiamo i rapporti di prova che ci fornite
- Nessun certificato senza evidenze — le lacune sospendono i tempi, non vengono mai lasciate passare
- Nessuna equivalenza con il marchio di un altro programma — se il vostro acquirente richiede un programma specifico, lo diciamo in fase di preventivo
Visitate il nostro stabilimento?
No. È una verifica documentale: documenti, formulazioni e dichiarazioni dei fornitori — non c’è alcun audit in loco, salvo che il vostro preventivo ne indichi espressamente uno. Se il vostro acquirente richiede un programma con audit in loco, ve lo diciamo in fase di preventivo.
Quali documenti dobbiamo preparare?
Sei famiglie di documenti: formulazioni dei prodotti ed elenchi completi degli ingredienti, dichiarazioni dei fornitori, certificati di analisi dove un claim li richiede, documenti di stabilimento e di processo, grafica del packaging ed eventuali certificati di terza parte già in vostro possesso. La checklist qui sopra li elenca per intero, e lo strumento più in basso in questa pagina li passa in rassegna marchio per marchio per il vostro ambito esatto.
Qualche parte della decisione di certificazione è automatica?
No. Ogni verifica e ogni decisione è opera del valutatore che segue la vostra pratica — una persona, indicata per nome — a fronte dei requisiti di ciascun marchio. Il vostro preventivo è calibrato sui prodotti che elencate; la decisione di certificazione che sta dietro al certificato non è mai prodotta da un software.
Che cosa succede se la nostra documentazione è incompleta?
La verifica si sospende e ricevete un elenco scritto di ciò che manca esattamente — non un rifiuto, e non una nuova tariffa. I tempi di verifica decorrono dalla documentazione completa: il conteggio riprende quando il fascicolo è completo.
E se la verifica rileva che non soddisfiamo lo standard?
Ricevete una decisione scritta che indica i criteri specifici e l’evidenza mancante, e potete correggere e ripresentare — la vostra pratica resta aperta. La certificazione non è mai automatica, e una verifica che rileva una carenza lo dice. Se il vostro ambito non è mai stato realisticamente adatto al marchio, quel confronto avviene in fase di preventivo — non dopo una verifica non superata.
Siete accreditati ISO?
V-Cert è un organismo di certificazione indipendente e non è accreditato secondo la norma ISO/IEC 17065. I requisiti di ciascun marchio e le regole per il rilascio, la sospensione e la revoca dei certificati sono pubblicati, e ogni certificato è verificabile tramite codice QR.
Tutto ciò che riguarda i costi è in un’unica pagina: come funzionano i preventivi. Regole di sospensione e revoca: governance (in inglese). Avete una data di spedizione da rispettare? Mettete in calendario l’intero piano per i vostri prodotti — stima dei tempi (in inglese).
Avete visto il processo — avviatelo
Per ora nessun documento, nessun dato di pagamento. E se una verifica documentale non è la soluzione adatta al vostro ambito, lo diciamo in fase di preventivo — prima che paghiate qualsiasi cosa.