Comment fonctionne la certification, étape par étape.
Cinq étapes entre une demande et un certificat que chacun peut vérifier — un examen à distance des documents, des formulations et des déclarations fournisseurs. Chaque décision sur le dossier est prise par une personne.
Dites-nous ce que vous fabriquez : un examinateur de certification définit avec vous le périmètre de votre devis. · Délai habituel de l’examen documentaire : 5 à 10 jours ouvrés à compter d’un dossier complet.
De la demande à un certificat que chacun peut vérifier
Tout le parcours sur un seul axe — ce qui se passe à chaque étape, ce qu’elle vous demande et ce que vous détenez à la fin. La certification n’est jamais automatique : une personne décide, et un examen qui constate une insuffisance le dit par écrit.
Déposer la demande
Étape 1Indiquez-nous vos produits et les marques souhaitées. Aucun document à ce stade — votre devis vous revient établi pour ce que vous fabriquez exactement, et rien n’est dû tant que vous ne l’avez pas accepté par écrit.
Dossier du demandeur01 · reçu — demande ouverteTransmettre les documents
À votre rythmeUne fois le devis accepté, vous envoyez le dossier : formulations, déclarations fournisseurs, certificats d’analyse lorsqu’ils s’appliquent, documents relatifs au site et aux procédés, maquettes d’emballage.
Dossier du demandeur01 · reçu — demande ouverte02 · documents reçus — formulations et déclarations versées au dossierExamen documentaire
À compter d’un dossier completUn examinateur nommément désigné lit chaque document au regard des exigences de chaque marque. Une pièce manquante suspend le délai, elle ne met pas fin à l’examen — vous recevez le nom du document manquant, pas un refus.
Dossier du demandeur01 · reçu — demande ouverte02 · documents reçus — formulations et déclarations versées au dossier03 · en examen — un examinateur nommément désigné suit le dossierApprobation
Certificat à la délivranceUne personne prend la décision de certification. Une décision favorable entraîne la délivrance de votre certificat et du kit graphique de la marque ; une insuffisance est consignée par écrit, avec ce qui manque exactement, et votre dossier reste ouvert.
Dossier du demandeur01 · reçu — demande ouverte02 · documents reçus — formulations et déclarations versées au dossier03 · en examen — un examinateur nommément désigné suit le dossier04 · approuvé — certificat délivréVérifier à tout moment
Renouvellement annuelVotre certificat porte son propre numéro et un QR code. Chacun — votre acheteur, son service conformité, un consommateur — peut le vérifier sur le portail de vérification V-Cert, sans compte et sans vous solliciter au préalable.
Votre certificat05 · délivré — numéro au format CC-TT-MMYY-SSSSComment se vérifie un numéro de certificat
Ce qu’est un examen documentaire — et ce qu’il n’est pas
Documents, formulations, déclarations fournisseurs — pas d’audit sur site, sauf mention dans votre devis. Ce périmètre est la raison, dite franchement, pour laquelle l’examen se compte en jours. Voici le dossier que lit un examinateur, et où se situent exactement les limites de l’examen.
Ce que vous envoyez
- La formulation du produit et la liste complète des ingrédients, pour chaque produit du périmètre
- Les déclarations fournisseurs aux points de risque de chaque allégation
- Les certificats d’analyse lorsqu’une allégation les requiert — les périmètres Gluten-Free sont contrôlés au regard du seuil applicable : Moins de 20 ppm de gluten — le seuil appliqué à vos produits est consigné sur votre certificat
- Les documents relatifs au site et aux procédés — comment le produit est fabriqué, et ce qui passe d’autre sur la même ligne
- Les maquettes d’emballage, afin que chaque allégation d’étiquetage soit contrôlée au regard du libellé qu’autorise la marque
- Les certificats de tiers que vous détenez déjà
Ce qu’il n’est pas, délibérément
- Pas d’audit sur site, sauf si votre devis en prévoit un
- Nous ne réalisons pas nous-mêmes d’analyses en laboratoire — nous examinons les rapports d’analyse que vous fournissez
- Pas de certificat sans preuves — une pièce manquante suspend le délai, nous ne passons jamais outre
- Aucune équivalence avec la marque d’un autre programme — si votre acheteur exige un programme précis, nous le disons dès l’étape du devis
Visitez-vous notre site de production ?
Non. L’examen est un examen documentaire, qui porte sur les documents, les formulations et les déclarations fournisseurs — il n’y a pas d’audit sur site, sauf si votre devis en prévoit un expressément. Si votre acheteur exige un programme avec audit sur site, nous vous le disons dès l’étape du devis.
Quels documents devons-nous préparer ?
Six familles de documents : les formulations des produits et les listes complètes d’ingrédients, les déclarations fournisseurs, les certificats d’analyse lorsqu’une allégation les requiert, les documents relatifs au site et aux procédés, les maquettes d’emballage et les certificats de tiers que vous détenez déjà. La liste ci-dessus les énumère en entier, et l’outil plus bas sur cette page les passe en revue marque par marque pour votre périmètre exact.
Une partie de la décision de certification est-elle automatique ?
Non. Chaque examen et chaque décision sont le fait de l’examinateur nommément désigné pour votre dossier — une personne —, au regard des exigences de chaque marque. Votre devis est établi pour les produits que vous listez ; la décision de certification qui fonde le certificat n’est jamais produite par un logiciel.
Que se passe-t-il si notre documentation est incomplète ?
L’examen est suspendu et vous recevez la liste écrite de ce qui manque exactement — ce n’est ni un refus, ni des frais supplémentaires. Le délai d’examen court à compter d’un dossier complet : il reprend donc lorsque le dossier est complet.
Et si l’examen conclut que nous ne satisfaisons pas au référentiel ?
Vous recevez une décision écrite qui nomme les critères précis et la preuve manquante, et vous pouvez corriger puis soumettre à nouveau — votre dossier reste ouvert. La certification n’est jamais automatique, et un examen qui constate une insuffisance le dit. Si, dès le départ, votre périmètre ne pouvait raisonnablement pas convenir à la marque, cette discussion a lieu à l’étape du devis — pas après un examen non concluant.
Êtes-vous accrédités ISO ?
V-Cert est un organisme de certification indépendant et n’est pas accrédité ISO/IEC 17065. Les exigences de chaque marque et les règles d’octroi, de suspension et de retrait des certificats sont publiées, et chaque certificat est vérifiable par QR code.
Tout ce qui concerne les coûts tient sur une page : comment fonctionnent les devis. Règles de suspension et de retrait : gouvernance (en anglais). Une date d’expédition à tenir ? Datez l’ensemble du plan pour vos produits — estimateur de délais (en anglais).
Vous avez vu le processus — lancez-le
Aucun document pour l’instant, aucune coordonnée de paiement. Et si un examen documentaire ne convient pas à votre périmètre, nous le disons dès l’étape du devis — avant que vous ne payiez quoi que ce soit.